DocShield 3.0.2

Bescherm je documenten

17 maart 2011 | Zander Nieulandt

Je wijzigt een belangrijk document, slaat het op en beseft dat de aanpassingen toch niet de juiste waren. Een back-up heb je wel, maar die dateert alweer van enkele dagen geleden. DocShield houdt de vinger steviger aan de pols.

Het idee is even efficiënt als eenvoudig. Je legt eerst vast welke mappen en welke bestandstypes het programma op de achtergrond in de gaten moet houden. Het is tevens mogelijk specifieke submappen of extensies uit te sluiten.

FTP of USB?
Zodra je nu zo’n bestand aanpast, maakt DocShield automatisch een back-up van het gewijzigde bestand en plaatst dat in een gecomprimeerd archief, op een locatie die je vooraf hebt ingesteld. Een back-up van dit archief kun je automatisch naar een FTP-server of externe USB-schijf laten kopiëren.

Het archief laat zich met een wachtwoord vergrendelen. Ook de frequentie waarmee de controle moet gebeuren is instelbaar. Standaard is dat om de vijf minuten.

Handig is ook dat je een maximumgrootte voor het archief kunt instellen, evenals het maximumaantal ‘snapshots’ dat je van elk gewijzigd document wilt bewaren. Mocht je een van beide limieten overschrijden, dan zijn er verschillende opties: DocShield vraagt wat er moet gebeuren, je begint aan een nieuw archief of de oudste back-ups worden automatisch verwijderd.

Document terugzetten
Wil je terugkeren naar een vorige documentversie, dan kun je op het tabblad Main terecht. Hier krijg je namelijk een overzicht van alle gemonitorde documenten en lees je meteen af hoeveel snapshots van elk document gemaakt zijn. Een dubbelklik op een bestand volstaat om de snapshots in meer detail te zien en de gewenste snapshot te openen of in een apart bestand te bewaren.

Kortom, DocShield geeft de nodige gemoedsrust aan iedereen die geregeld belangrijke documenten aanpast. De tool is gratis voor niet-commercieel gebruik.

Lees meer artikels over : docshield, documenten, beveiliging, back-up

bron: ZDNet