De beste software voor groepswerk

Teamspirit online

10 oktober 2011 | Ronald Meeus

Reünie, vrijgezellenavond of andere festiviteit te plannen? Het internet barst van de tools die je voorbereidingen veel eenvoudiger kunnen maken. Van een datum prikken tot taken verdelen en ideeën uitwisselen: tijd om een team te vormen met het web.

Onlangs mocht ik samen met enkele vrienden een vrijgezellenavond organiseren. Daar kwam heel wat bij kijken.

De broer moest het restaurant en slaapplaats reserveren, de beste vriend stippelde een kroegentocht uit, de voetbalmakkers staken een reeks hoogst amusante opdrachten in elkaar. En dan was er nog altijd de zoektocht naar accessoires die absoluut niet mochten ontbreken. Je krijgt immers niet elke dag de kans om je kameraad als Frans kamermeisje te verkleden.

Vergaderen geblazen, dus. Nu moet ik eerlijk toegeven, de ‘echte’ vergaderingen in de lokale Ierse pub waren – hoewel uitermate bevorderlijk voor de groepsgeest én de innerlijke mens – toch niet echt productief. Het echte werk gebeurde immers online, en wel via een paar geweldige online agenda- en samenwerkingstools.

De tools die we hier presenteren, zijn van vele markten thuis: sommige zijn verbeterde agenda’s, andere maken handig gebruik van Twitter. En er zijn er zelfs bij waarmee je deeltaken kan uitbesteden, indien nodig met deadline. Aan het werk!

Doodle: planning en polls
De onlinedienst Doodle was de eerste tool die opdook tijdens de voorbereidingen naar het evenement. De reden is simpel: deze gratis dienst  is perfect geschikt om een gedeelde agenda en onlinepolls mee op te stellen.

Dat komt goed van pas om van op afstand een gezamenlijke, of tenminste democratische keuze te maken. Wij zetten onder Maak een keuze verschillende locaties voor de feestelijkheden op een rij, en lieten de poll op de deelnemers los.

Met een ander Doodle-onderdeel, Plan een activiteit, zet je vervolgens online een gedeelde agenda op, waarop iedere deelnemer kan intekenen en zijn aanwezigheid met een simpele muisklik kan bevestigen. Ook kan je de toepassing gebruiken om vooraf te peilen wanneer deelnemers beschikbaar zijn, met een ja/nee/eventueel-optie.

Beide onderdelen, de keuze en de agenda, vragen slechts enkele minuutjes input om automatisch een link te genereren die de agenda of het referendum online zet. Die link stuur je vervolgens door naar alle deelnemers: ofwel door hem in een eigen mail te kopiëren en te plakken, ofwel door je Doodle-account te linken aan een agendadienst naar keuze (onder meer Google Calendar, Outlook en Lotus Notes worden ondersteund), en alles door Doodle zelf te laten doen.

Moet je dan absoluut een account aanmaken? Absoluut niet. En deelnemers al zeker niet: die moeten gewoon hun naam en hun keuze invullen. Geregelde gebruikers worden wel aangemoedigd om een account aan te maken, onder meer voor de link met andere agenda’s.

Naam? Doodle (gratis)
Wat?  Democratisch een datum of activiteit vastleggen
Waar? www.doodle.com