Gegevens koppelen in Excel

Moet ik een databank gaan bouwen?

27 juli 2007 | Redactie PC Magazine Vervolgens selecteert u alle gegevens in de kolommen en gaat u in Excel 2003 naar Insert | Name | Define of in Excel 2007 naar Formulas | Define Name | Define Name. Geef als naam aan deze velden Basis.

Kopieer en plak nu de gegevens in kolom A naar kolom D. U heeft nu een duplicaatlijst met alle onderdeelnummers, waarmee we een overzichtelijke kolom gaan maken waarin we alternatieve onderdelen kunnen zien.

Geef om te beginnen op de eerste rij van kolom E tot en met L achtereenvolgens een label op zoals bijvoorbeeld 'Alternatief 1' tot en met 'Alternatief 8'. Voer nu in cel E2 de volgende formule in: =IF(D2=""; ""; IF(VLOOKUP(D2; basis; 2; FALSE)=$D2; ""; VLOOKUP(D2; basis; 2; FALSE))). Selecteer deze formule en kopieer hem.

Selecteer vervolgens het volledige gebied waarin alle rijen met gegevens staan tot aan de laatste kolom in uw alternatievenlijst (L). Druk vervolgens op CTRL+V om de formule in al deze cellen te plakken. Alsof het magie is, verschijnt uw complete vervangende onderdelenlijst nu in de tabel. Als u dat wilt, kunt u Kolommen A tot en met C verbergen.

Hoe hebben we dat gedaan? Het essentiële onderdeel van deze formule is VLOOKUP(D2; basis; 2; FALSE). Met deze formule halen we het alternatieve onderdeel op voor het onderdeel dat aan de linkerkant genoemd wordt.

De rest van de formule zorgt ervoor dat bij een gebrek aan alternatieven geen onderdelen meer genoemd worden. Als de cel aan de linkerkant leeg is of als daar dezelfde waarde in staat als in de cel in de meest linkse kolom van de tabel, dan blijft de cel waarin deze formule staat ook leeg. Zo voorkomen we dat de kolom vervuild raakt. Lees meer artikels over : excel, gegevens, koppelen, beheer, voorraad

bron: PC Magazine