Presenteren met PowerPoint - Deel 2

Tips voor de zakelijke gebruiker van Powerpoint

11 mei 2004 | Ilse Frederickx Als er op een conferentie of vergadering een presentatie wordt voorgesteld, is dat hoogstwaarschijnlijk in het programma Microsoft PowerPoint. De software is goed ingeburgerd, vermits iedereen snel met de basis weg is. Een professionele presentatie opstellen vergt echter meer kennis. Deel 2 van de tips voor de zakelijke gebruiker.

De navigatie Tijdens het presenteren zelf moet u gemakkelijk door de slides kunnen bladeren, voor het geval u op iets wil terugkomen of iemand een vraag heeft bij een specifieke slide.

Met Action Buttons onder Slide Show kan u knopjes op de slides invoegen, waarmee u direct naar de vorige/volgende/eerste/laatste slide kan. Deze knoppen zijn helaas erg lelijk. U kan dat verbergen door de buttons dezelfde kleur te geven als de achtergrond. Selecteer de knop, klik op de rechtermuisknop, kies dan Format AutoShape en pas aan.

Een alternatief is dat elk object op een slide (bijvoorbeeld een logo) als een action button gebruikt kan worden. Als u het object selecteert, klik dan op de rechtermuisknop, kies Action Settings, Mouse Click, Action on Click. Vervolgens kiest u bijvoorbeeld Hyperlink to the next slide.

Als u sprongen in de presentatie moet maken, kan u gewoon het nummer van de slide intikken en klikken op Enter. Bij langere presentaties kan u navigeren op titel. Klik op de rechtermuisklik, kies Go, By Title, en u krijgt een lijst van alle slides. De slides moeten dan wel allemaal een titel hebben, desnoods slide 1, slide 2 enzovoort. Als u sommige titels niet wil zien op de slide zelf, kan u ze verbergen in de achtergrondkleur.

Op maat gemaakt
Als u anticipeert op vragen uit het publiek, wil u misschien slides voorbereiden die niet in de presentatie zelf verschijnen. U kan daarvoor verborgen slides inlassen. Selecteer de slides, klik op Slide Show, Hide Slide om te verbergen. Wanneer u ze wil tonen, klik op de rechtermuisklik, dan Go, By Title, dan kiest u uit de lijst van slidetitels.

Soms kan het interessant zijn verschillende versies van een presentatie te maken voor diverse doelgroepen. In plaats van de presentatie telkens te kopiëren en bij te werken, kan u binnen hetzelfde bestand blijven werken. Kies Slide Show, Custom Shows, New, geef de versie een naam en selecteer de slides voor die versie. Om die versie van de presentatie te tonen, ga naar Slide Show, Set Up Show, en kies onder Custom Show de naam.