Zo goedkoop mogelijk met Microsoft-software werken

Het meeste plezier voor het minste geld

04 oktober 2004 | Dominique Deckmyn Is er in uw bedrijf ooit serieus nagedacht over de manier waarop kantoorsoftware wordt aangeschaft? In veel kleine en middelgrote bedrijven is het antwoord op deze vraag bijna altijd 'nee'. Hoogstwaarschijnlijk gebruikt u ofwel programma's waar u geen recht op heeft, ofwel u betaalt juist te veel voor software.

De afgelopen maanden zijn er overal in het land mystery shoppers van Microsoft bij computerdealers op bezoek geweest, op zoek naar onverlaten die bereid zijn niet-betaalde software te leveren. Ook zonder die actie was de trend echter al een tijdje duidelijk: piraat-software kán eigenlijk niet meer in het bedrijfsleven.

Als u liever geen geld aan leveranciers zoals Microsoft betaalt, zijn er tegenwoordig prima alternatieven. Die heten Linux en OpenOffice. Blijft u liever bij Microsoft, dan zult u moeten betalen voor de software die u gebruikt. Maar als het aan u ligt geen euro teveel, natuurlijk.

Wat staat u te doen? Stap één is het in kaart brengen van de software die u gebruikt, en controleren of u over (voldoende) licenties beschikt. Dat betekent alle kaarten, boekjes en stickers met een Microsoft-licentie samenbrengen.

De tweede stap is nagaan welke software er op dit moment op uw pc's draait. Daar bestaan een aantal instrumenten voor, waaronder het gratis pakket Microsoft Software Inventory Analyzer (te downloaden op de website van Microsoft).

Als derde stap moet u beslissen wat u gaat doen met illegale software - er licenties op nemen of ze wissen - en met verouderde software - deze behouden of upgraden. Stap vier is de voordeligste oplossing.

OEM-licentie het goedkoopste
In het MKB wordt software meestal gekocht in combinatie met een nieuwe pc. Zo'n voorgeïnstalleerde versie wordt doorgaans OEM-versie genoemd (Original Equipment Manufacturer) en blijkt in veel gevallen de beste optie.

"Puur in aankoop zijn de OEM-licenties het goedkoopst", zegt Gert Lambers, sales consultant bij de IT-dealer Aurelium. Maar, zo waarschuwt hij, deze licenties hebben een aantal belangrijke beperkingen. De software mag alleen maar op die ene pc worden gebruikt en als de pc het begeeft, verliest u ook het gebruiksrecht op de software.

Een andere veelgebruikte aankoopmethode is een doos in de winkel halen - een zogenoemd full packaged product (FPP). Dit is één van de duurdere formules, maar in sommige gebruiksscenario's toch interessant. Vooral omdat zo'n FPP u later recht geeft op een lagere prijs bij aankoop van een nieuwe versie van hetzelfde pakket - oftewel een upgrade.