Vraag en antwoord: het nut van ERP en CRM

Processen automatiseren op kantoor

07 oktober 2004 | Redactie Smart Business Strategies ERP en CRM zijn meer dan modewoorden; ze kunnen in sommige bedrijven een belangrijk verschil maken. Maar waar staan de termen precies voor, en hoe relevant zijn ze voor uw onderneming?

Enterprise Resource Planning (ERP) behelst software die de basisprocessen in een bedrijf organiseert. Dit ´totaalpakket´ aan software was vroeger voorbehouden aan grote ondernemingen, maar elk jaar zakt de grens wat verder naar beneden.

Een aantal factoren is bepalend voor de noodzaak van ERP. Een eerste factor is de grootte van uw bedrijf. Werkt u met slechts één verkoper, die gewoon vanuit zijn stoel de voorraad kan overzien, dan is ERP nutteloos. Verder speelt de complexiteit van de producten een rol. Hoe ingewikkelder de productie, hoe nuttiger ERP wordt. Ten slotte is er zoiets als de leveringstijd. Steeds meer grote afnemers vragen hun leveranciers sneller en foutlozer te leveren, zodat ze hun eigen voorraden tot een minimum kunnen beperken.

Wanneer is de tijd daar om de stap naar ERP te maken? Om te beginnen als klanten beginnen te klagen over leveringen - bijvoorbeeld omdat uw verkoper levering binnen 24 uur toezegde, maar dit onhaalbaar bleek omdat het product niet op voorraad was.

Ook als intern het overzicht zoek is kan ERP uitkomst bieden. De directeur moet weten hoe het staat met de voorraden, bestellingen en cashflow, maar die informatie is soms te veel verspreid over verschillende (handmatige of geautomatiseerde) systemen. Een ERP-project kost normaal gesproken minstens 100.000 euro, al kan het in sommige - weinig complexe - situaties al voor 50.000 of 60.000 euro.

Wil ik de software wel of niet op maat?
Veel bedrijven in het MKB zijn ervan overtuigd dat geen enkel standaardpakket in hun unieke bedrijf past en zij dus software op maat moeten laten schrijven. Bijna altijd vergissen zij zich op dit punt. Software op maat is duur, evenals alle toekomstige aanpassingen.

Er is vrijwel zeker een pakket te vinden dat pakweg tachtig procent van uw belangrijke processen ondersteunt. Het komt er wel op aan dat pakket te vinden. Daarvoor kunt u het beste een consultant inschakelen die de beschikbare pakketten kent en uw bedrijfsprocessen helpt in kaart brengen om de meest geschikte software te selecteren. Een klus die vaak binnen een paar dagen te klaren is.

U kunt een bestaand pakket laten aanpassen aan uw behoeften. Dat is echter gevaarlijk. De kosten lopen vaak onverwacht hoog op. Bovendien doen zich waarschijnlijk problemen voor als ooit moet worden overgeschakeld op een nieuwere versie van het pakket. Soms is het beter om uw bedrijfsprocessen aan te passen aan de software, in plaats van omgekeerd.