De kracht van content management systemen

Informatiebeheer in het bedrijf

08 oktober 2004 | William Visterin Het verzamelen, creëren, aanpassen, publiceren, opzoeken en beheren van informatie. Dat is het ultieme doel van content management systemen (CMS). Maar in hoeverre kunnen ze dit ook waarmaken?

Dat organisaties worstelen met informatie is niet nieuw. Al in 1982 wees trendwatcher John Naisbitt op de toevloed ervan. "We verdrinken in informatie, terwijl we dorst hebben naar kennis", schreef hij in zijn bekende boek Megatrends, lang voor er sprake was van websites en business portals. De toenemende aandacht rond enterprise content management (ECM) komt dus niks te vroeg, want vandaag verdrinken we nog meer dan twintig jaar geleden. Velen menen dat de situatie er ook niet op zal verbeteren. Veel bedrijven willen er dan ook werk maken, om het beheer van hun content onder controle te krijgen.

Uit onderzoek van de internationale sectorfederatie AIIM bleek dat een verbeterde efficiëntie de belangrijkste drijfveer was voor de interesse van bedrijven in content management (CM). Het zich schikken naar de regelgeving, kwam op de tweede plaats. Naar aanleiding van de beruchte Sarbanes- Oxley Act moet elk beursgenoteerd bedrijf, na financiële schandalen zoals die rond Enron, kunnen aantonen welke informatie op welk moment op welke plaats in de organisatie aanwezig was. Deze Amerikaanse wetgeving heeft de aandacht rond informatiebeheer alleen nog maar aangescherpt.

Onzichtbaar
Maar CM is een vlag die vele ladingen dekt. ECM draait concreet om het verzamelen, creëren, aanpassen, publiceren, opzoeken en beheren van informatie binnen een organisatie. Nieuw is het beheer van bedrijfsinformatie in ieder geval niet. Traditionele documentsystemen bestaan al tientallen jaren en komen in veel gevallen vooral neer op het archiveren via scanning of imaging van documenten.

Bij de doorbraak van het internet, in de tweede helft van de jaren negentig, werd webcontent erg belangrijk. Webcontent management systemen (WCMS) ontstonden uit de vraag naar het beheer van webpagina´s. In de praktijk blijkt dus dat CM vaak een onderliggend project is, een infrastructuur in functie van iets anders, iets meer zichtbaar als een website, een business portal of een catalogussysteem. Hierdoor blijkt het ook vaak moeilijk om, als IT-verantwoordelijke in een bedrijf, een CM-project verkocht te krijgen. Want de concrete opbrengsten ervan zijn vaak moeilijk aan te tonen en niet altijd zichtbaar.