Kies uw content management systeem

Tien aandachtspunten

08 oktober 2004 | William Visterin Het verzamelen, creëren, aanpassen, publiceren, opzoeken en beheren van informatie. Dat is het ultieme doel van content management systemen (CMS). Dit soort systemen zijn er in vele soorten en maten en dat is maar goed ook, want elke bedrijfsvoering vraagt om zijn eigen aanpak van de informatiestroom. Maar hoe kiest u het CMS dat tegemoet komt aan de wensen en eisen van uw bedrijf? Wij helpen u vast een eind op weg.

1. Eerst doeleinden, dan software
Eén van de meest voorkomende fouten is dat organisaties bij de keuze van een pakket voor content management (CM) onmiddellijk starten met de evaluatie van producten. Een fenomeen dat vaak een rechtstreeks gevolg is van de puike marketingactiviteiten van softwareleveranciers. Een selectie kan echter beter niet beginnen met vragen over de software, maar met de evaluatie van uw eigen werkprocessen:
- Welke problemen moet een CMS oplossen?
- Wie beheert op dit moment de content?
- Hoe wordt deze aangemaakt?
- Welke systemen zullen deze content gebruiken?
- Welk profiel hebben de gebruikers die met het systeem zullen werken?
- Voor welke beveiliging kiezen we?

De grondige voorbereiding gebeurt vaak in een stuurgroep. Ook gespecialiseerde en ervaren consultants zullen u graag helpen. Maar een absolute noodzaak voor het slagen van het project is een duidelijk mandaat van de directie.

2. het ene pakket is het andere niet
Het aanbod van CM-vendors is de laatste jaren volwassener geworden. Ook de aangeboden functionaliteiten zijn sterk uitgebreid, vaak door de overname van andere leveranciers. Niettemin blijft het voor veel aanbieders moeilijk om hun roots te verbergen: web content management, document management, digital asset management....

CM heeft vele gezichten. Een pakket dat uitstekend geschikt is voor het beheer van interne documenten of een intranet, is lang niet altijd inzetbaar voor publieke websites. Ook de invalshoek van de software verschilt grondig. Bepaalde pakketten zijn out-of-the-box, terwijl andere eerder een toolbox vormen.

Voordelen van een out-of- the-box-pakket zijn onder meer de snellere implementatie en het feit dat men vaak een beter zicht heeft op de functionaliteiten. Daarentegen is zo´n product dikwijls moeilijker naar uw hand te zetten. Met toolbox-platformen bestaat dat gevaar veel minder, al staat daar dan weer een langer en complexer implementatietraject tegenover. Maar de vereisten veranderen nogal eens in de loop van de tijd, waardoor een toolbox meer toekomstgericht lijkt.