Kennisoverdacht van vitaal belang

Personeel vertrekt, know-how blijft

04 november 2004 | Redactie Smart Business Strategies Wat doet u als uw informaticus voor een ander bedrijf gaat werken of met pensioen gaat, en dat zonder instructies na te laten? Als zijn achtergebleven collega niet weet hoe alles werkt en problemen daardoor onopgelost blijven?

Uw IT is plots veel minder waard, want minder onderhoudbaar. U zal spoedig een andere oplossing moeten zoeken, lees: nieuwe software aanschaffen. En dat is duur. Ons advies: laat het zo ver niet komen en neem tijdig maatregelen.

Het probleem
Wanneer een informaticus weggaat, wordt er dikwijls niet genoeg tijd gemaakt voor documentatie en kennisoverdracht. Gevolg is dat de opvolger achterblijft met een systeem dat hij niet volledig begrijpt.

Hij kent niet alle velden in de database, niet alle functies in de toepassing, niet alle acties van de batch-verwerking (automatische programma's). Wanneer er iets fout loopt, weet hij niet waar hij moet kijken om de oorzaak van het probleem te achterhalen of wat te doen om de schade te herstellen en de toepassing te laten verder werken. Wanneer de toepassing gewijzigd moet worden, vindt hij niet de juiste plaats of hij durft het niet aan, uit vrees iets te beschadigen. De toepassing wordt vroeger dan nodig afgevoerd en vervangen.

Het duidelijkste voorbeeld hiervan was het probleem van het jaar 2000. Het kwam er op aan de velden die jaartallen bevatten van 2 cijfers naar 4 cijfers over te zetten (of de datumvelden van 6 naar 8 cijfers over te zetten). Wanneer u de databank en de toepassing kent, is dat een saaie klus. Nu werd het een wereldwijd probleem, met veel publiciteit, informatie in boeken en op websites, en met goeroes. Dit alleen omdat de toepassingen niet gedocumenteerd waren en de oorspronkelijke programmeurs vertrokken waren.

De oplossing
Wat kan u doen om dit te vermijden? Er zit maar één ding op. Vóór uw informaticus uw bedrijf verlaat, moet hij de nodige uitleg geven aan zijn opvolger(s). Voor elke toepassing die u gebruikt, moet de documentatie aangevuld worden en moet er uitleg gegeven worden. Ook wanneer er geen acuut probleem is, is het verstandig om voor documentatie van de IT-systemen te zorgen. U weet immers nooit, wanneer uw informaticus een ongeval zal krijgen, thuis zal moeten blijven of niet tijdig terug kan komen van vakantie.

Beginnen we bij het begin: uw boekhoudpakket. Weet u hoe u contact kunt opnemen met de leverancier? De helpdesk, de commercieel afgevaardigde? Weet u wat uw contract inhoudt en welke facturen u mag verwachten? Weet u ook waar het contract ligt? Verder: op welke manier werd het pakket aangepast aan uw bedrijf? Wat zijn de juiste waardes van de parameters?