Flexibel werken met een prikklok

De mogelijkheden van tijdsregistratie

24 november 2004 | Redactie Smart Business Strategies Glijdende werkuren, lonen op basis van prestaties, thuisarbeid, deeltijds werken, loopbaanonderbreking, ploegenstelsels, gespreide vakanties: het palet aan alternatieve werkprocedures wordt met de dag groter. Fijn voor het personeel, maar minder aangenaam voor de afdeling human resources (HR). De organisatie van arbeidscapaciteit en de loonsberekening worden er immers niet eenvoudiger op.

Zonder een geïnformatiseerd tijdsregistratiesysteem is chaos onvermijdelijk. Gelukkig is de prikklok inmiddels vervangen door interactief beheer van arbeidscapaciteit.

Door de ICT-revolutie zijn de meeste prikklokken door badge-lezers vervangen. Softwarepakketten zorgen voor een automatische verwerking van de gegevens. De originele functies van tijdsregistratie, namelijk aanwezigheidscontrole en loonsberekening, zijn ondertussen aangevuld met identificatie- en beveiligingsmogelijkheden.

Marktaanbod
Het aanbod van tijdsregistratiesystemen is grofweg in twee categorieën op te delen. Enerzijds zijn er de 'pure' applicaties die zich hoofdzakelijk op de activiteiten van de HR richten. Met andere woorden, salarisberekeningen en het beheer van arbeidscapaciteit. Anderzijds zijn er de tijdsregistratiesystemen die onderdeel uitmaken van de totale beveiliging. Meestal bieden deze minder functionaliteit qua personeelsadministratie en zijn ze meer op de detectie van aanwezigen en de toegangscontrole tot gebouwen en lokalen gericht.

Niettemin is een verregaande integratie tussen beide benaderingen meer regel dan uitzondering. Dankzij de toepassing van open platformen is de uitwisseling van data vandaag een fluitje van een cent.

Het gros van de systemen functioneert momenteel met badge-lezers. De gebruikers houden hun kaart met microchip, waarop persoonlijke data zijn opgeslagen, voor de lezer. Dit toestel registreert de gegevens en stuurt ze naar een centrale processor voor verwerking, die de resultaten automatisch aan de personeelsdienst bezorgt. Deze zal op haar beurt met andere softwarepakketten lonen berekenen, de werkcapaciteit organiseren, enzovoort. Via speciale connecties is communicatie mogelijk tussen de centrale server en sociale secretariaten, interim-kantoren, systemen voor enterprise resource planning (ERP) en HR-management.

Informatica, en vooral het internet, hebben de toepassingsmogelijkheden van dit soort systemen een enorme duw in de rug gegeven. Traditionele badge-lezers krijgen steeds meer ondersteuning van online applicaties op computers of terminals op de werkvloer. Deze laten de personeelsleden toe om, bijvoorbeeld, hun resterende verlofdagen of het saldo van hun overuren te consulteren. Ze krijgen er ook toegang tot allerhande informatie over werkprocédés, trainingen, werkplanning, enzovoort, en hebben de mogelijkheid om persoonlijke gegevens zelf up-to-date te houden.