Besparen met printen

Minder papier, minder kosten

07 januari 2005 | Dominique Deckmyn Papieren documenten kosten een bedrijf een pak geld. Hoeveel precies, daar hebben weinig ondernemers een goed zicht op. Vooral de kosten die worden veroorzaakt door inefficiënt gebruik, zijn voor veel bedrijven een probleem.

Het is daarom van groot belang zicht te krijgen op de printkosten en die kosten onder controle te krijgen: door eenvoudige ingrepen om de prijs per afdruk te beperken, maar ook door de documentstromen structureel beter te regelen.

Centraliseren
Enkele jaren geleden groeide het besef dat de wildgroei aan desktop-printers bijzonder veel geld kost. Uit berekeningen van de totale kostprijs bleek dat 'zwaardere' printers gemiddeld per pagina veel goedkoper zijn dan kleine, tenminste als ze voldoende worden gebruikt. Bij forse volumes hangt de prijs bij sommige grote printers rond de één eurocent per pagina; een inkjetprinter kost een veelvoud daarvan.

Een besparing lag dus voor de hand: breng print- en kopieervolumes zoveel mogelijk samen op een klein aantal zware systemen. De verschijning van robuuste multifunctionele printers (MFP's), die printen, fotokopiëren en scannen, maakte dat mogelijk. In theorie kan zo'n MFP de printvolumes van twintig tot dertig medewerkers aan.

Ondertussen worden ook de nadelen van die aanpak stilaan duidelijk. Om te beginnen zijn werknemers er meestal niet gelukkig mee. Een veel geciteerd probleem is de beveiliging: een vertrouwelijk document print u niet graag af in de gang. De printerfabrikanten vangen dat op met systemen waarbij een document pas wordt afgedrukt wanneer de gebruiker op de printer een code intikt. Maar dat vergroot de wachtrijen.

Het streefdoel van één grote MFP voor een heel bedrijf of een hele verdieping, blijkt dus zelden haalbaar. "Een mooi theoretisch ideaal", aldus Sven Olbrechts, manager bij Hewlett-Packard.