Laat printen niet in de papieren lopen

Hoe te besparen op afdrukkosten

12 mei 2005 | Dominique Deckmyn Weinig bedrijven hebben hun printkosten uitgerekend. Toch liggen deze meestal veel hoger dan men denkt. In een ideale situatie kan u printen voor ongeveer 0,025 euro per pagina, maar in sommige bedrijven kan dat twee tot drie keer meer zijn.

Het is dus zeker de moeite waard om op printkosten te besparen.

Welke printers zijn het goedkoopst?
Laserprinters zijn duurder in aankoop, maar goedkoper in gebruik dan inkjetprinters. In een bedrijfsomgeving is er zelden een goede reden om een jetprinter te gebruiken.

Bij de laserprinters geldt: hoe groter de printer, hoe lager de prijs per pagina bij optimaal gebruik. Maar voor elke printer bestaat er een optimaal aantal afdrukken per maand waarbij de kosten van afschrijvingen en toner het laagst uitvallen.

Er bestaan tabellen en programma's om de kosten van een bepaalde printer bij een bepaald volume te berekenen.

Is een multifunctional beter?
Een multifunctional combineert de rol van printer, kopieermachine, scanner en vaak ook fax. Er bestaan kleine desktopmultifunctionals met een lage instapprijs voor homeoffice-omgevingen.

Aan de andere kant van het spectrum zijn er grote multifunctionals die als centraal afdruksysteem voor een bedrijf of afdeling dienst doen. U haalt zo een hoger afdrukvolume per machine en dus een lagere prijs per afdruk.

Alle desktopprinters vervangen door één multifunctional per twintig of dertig gebruikers is meestal een utopie. Een printer voor elke zeven of acht medewerkers is vaak wel realistisch.

Heb ik een kleurenprinter nodig?
Afdrukken in kleur is veel duurder dan zwart-wit en is zelden echt nodig. Maar als u de mogelijkheid biedt, zal het personeel daar gebruik van maken. Het is dus beter om geen toegang tot kleurenprinters te geven. De meeste printers zijn zo in te stellen dat alleen bepaalde gebruikers de kleurfuncties kunnen gebruiken.