IT-gedragscode voorkomt frustraties

Vijf problemen, één oplossing

03 juni 2005 | Remco Mourits De grootste grieven van werknemers zijn over het algemeen niet van technische aard. Wel zijn ze vaak IT-gerelateerd: slecht gebruik van communicatiemiddelen is een van de grootste bronnen van frustratie.

Wij geven de top-vijf van ergernissen van werknemers, en hoe u een begint kunt maken om de problemen op te lossen.

1. Teveel vergaderingen (over niets). Deze vergaderingen hebben vaak een informeel karakter, waardoor van de aanwezigen niets anders wordt geëist dan: blijven ademen. Veel deelnemers vinden dat eigenlijk iemand anders in hun plaats had moeten komen opdraven - een leidinggevende of iemand met meer kennis van zaken.

2. Gebrek aan discipline bij vergaderingen. Vergaderingen starten vaak te laat omdat iemand niet op tijd is, mensen beantwoorden soms hun mobiele telefoon tijdens een vergadering of bekijken zelfs e-mail op een pda of notebook. En dan is er nog de verplichte, urenlange PowerPoint-presentatie die net zo goed in paar paragraafjes had kunnen worden afgehandeld.

3. Interne spam. Veel berichten die door collega's worden verzonden, zijn ongewenst. Naast kettingbrieven, moppen en dergelijke - die vaak eigenlijk verboden zijn - gaan er ook vele berichtjes rond over verjaardagen, inzamelingsacties, parkeergedrag, verloren voorwerpen, enzovoort.

4. Instant messaging. Deze vorm van communicatie wordt steeds populairder. Het is een efficiënte methode om met iemand contact op te nemen, nu mailtjes vaak verloren gaan tussen tientallen spamberichten. En nu mensen niet meer lijken te weten hoe ze iemand moeten opbellen.

Helaas lijkt IM maar al te vaak meer op: 'Hoe eenvoudig kunt u iemand uit zijn concentratie halen?'

5. E-mail. Werknemers vinden vaak dat een hoop e-mailtjes - al zijn ze wel degelijk afkomstig van collega's - overbodig zijn en dus alleen maar tijd kosten. Deze problemen zijn niet goed op te lossen met extra hardware of software, maar het probleem is wel IT-gerelateerd.

Helaas concentreren IT-managers en systeembeheerders zich vaak volledig op de technologie en het draaiend houden van alle systemen. Hierdoor wordt weinig of geen aandacht besteed aan het informeren van het personeel over het correct gebruik van alle software en hardware.

We gaan er vanuit dat werknemers goed omgaan met e-mail, IM, handhelds, mobieltjes en dergelijke. In werkelijkheid kan het helemaal geen kwaad gedragsregels op te stellen waaraan het personeel geacht wordt zich te houden.

Met een bijdrage van Ramon Padilla, ZDNet UK

 

Lees meer artikels over : e-mail, im, vergaderen, beleid

bron: ZDNet