Digitaal archiveren in opkomst

Weg met de papierberg

08 juni 2005 | Dominique Deckmyn Steeds meer bedrijven maken gebruik van digitale archivering in een poging hun papierberg en overvolle mailboxen te bedwingen. Nieuwe reglementen en juridische verplichtingen doen de roep om een goed digitaal archief verder toenemen.

Juridisch en technisch is het mogelijk steeds meer documenten in een digitaal archief te bewaren. Routine is het echter nog niet: een doordachte archiveringsstrategie is niet goedkoop en vergt heel wat aanpassingen op de werkvloer.

Bovendien zijn er complicaties: u moet bijvoorbeeld rekening houden met de privacywet, die bepaalt dat u niet zomaar alle correspondentie mag archiveren.

Waarom archiveren
In de Verenigde Staten is elektronische archivering momenteel in opkomst dankzij de nieuwe verplichtingen voor beursgenoteerde bedrijven, de zogenoemde compliance-regels zoals de beruchte Sarbanes-Oxley Act. Voor de meeste Nederlandse bedrijven speelt dat veel minder.

Toch staat digitale archivering hoog op de agenda van veel organisaties, vooral in de gezondheidszorg, bij de overheid en in de financiële sector. Daar worden papieren documenten gedigitaliseerd om grote archieven handelbaar te houden. Een toepassing die in zowat alle sectoren aan belangstelling wint, is het archiveren van e-mail.

Een bedrijf moet heel wat documenten verplicht bewaren. Met name voor de fiscus. In het algemeen geldt dat die documenten steeds vaker in elektronische vorm mogen worden omgezet. Sociale documenten bijvoorbeeld, moeten vijf jaar bewaard worden, maar dat kan nu in gelijk welke vorm, zolang ze maar makkelijk controleerbaar zijn.

Er zijn ook documenten die op papier moeten bestaan, zoals bepaalde delen van de boekhouding. Facturen die op papier werden verstuurd, moeten op papier worden bewaard.

Het juridische plaatje
Een duidelijke Europese norm voor digitale archivering is er niet. Daardoor is de situatie voor elk type document en in elke situatie een beetje anders.

Er zijn twee heel verschillende soorten digitale archivering. Ten eerste is er het archiveren van documenten die oorspronkelijk op papier stonden (bijvoorbeeld briefwisseling of contracten). Aan de andere kant is er de archivering van documenten die elektronisch zijn van oorsprong, zoals Microsoft Word of Excel-documenten of e-mail. Juridisch is dat iets heel anders.