Effectief vergaderen is een kunst

Tips voor een effectieve bijeenkomst

25 januari 2006 | Remco Mourits In sommige bedrijven wordt voor elke beslissing een vergadering belegd, die vaak nogal langdurig zijn. Een slecht georganiseerde vergadering leidt echter maar tot één ding: de overtuiging dat vergaderen zonde is van de tijd.

Dat is natuurlijk niet waar; ze kunnen zeker waardevol zijn. Een vergadering kan de juiste mensen op de juiste tijd bijeen brengen, zodat zij over een gemeenschappelijke zaak kunnen discussiëren of een beslissing kunnen nemen waarvoor ze elkaar nodig hebben. Een goede planning is echter onontbeerlijk. We geven een aantal tips.

Zorg voor een agenda. Het opstellen hiervan kost weinig extra tijd, terwijl ze een vergadering structuur geven en waarborgen dat alle belangrijke zaken ter sprake komen.

Volg de agenda en let op de tijd. Een planning is natuurlijk waardeloos als u er zich niet aan houdt. Zorg ervoor dat men niet teveel uitwijdt of in herhaling valt, zodat binnen een vastgestelde tijd alle punten kunnen worden besproken.

Iemand moet verantwoordelijk zijn voor het materiaal. Meestal is dit degene die de vergadering heeft aangevraagd. Deze persoon zorgt voor de nodige ruimte, stoelen, computers en dergelijke.

Zorg dat iedereen is voorbereid. Licht de deelnemers tijdig in, en laat ze weten wat ze moeten meenemen en welke voorbereidingen ze eventueel moeten treffen (bijvoorbeeld inlezen in een rapport). Dit verhoogt de effectiviteit.

Nodig niet teveel mensen uit. Alleen mensen die direct betrokken zijn, moeten een uitnodiging krijgen. Teveel mensen met te weinig belang maken de kans op uitwijdingen groter, en de effectiviteit dus kleiner. Wie uitgenodigd wordt voor een vergadering waar hij niet echt nodig is, zal bovendien meer tegenzin krijgen tegen vergaderingen - ook wanneer ze wél van nut kunnen zijn.

Wees stipt. Begin op tijd met de vergadering, ook als niet iedereen er al is. De kans is dan groot dat de volgende keer iedereen wél op tijd is.

Geef uitleg vooraf. De persoon die de vergadering heeft belegd, moet vooraf vertellen wat het doel van de bijeenkomst is, en wat hij ermee verwacht te bereiken.

Zorg voor verslaglegging. Iemand moet bijhouden welke concrete beslissingen zijn gemaakt. Aan het eind van de vergadering moet nog eens worden opgesomd wie voor welke taak verantwoordelijk is, wat precies verwacht wordt en wanneer die taak moet zijn volbracht.

Met een bijdrage van Tom Mochal, ZDNet UK Lees meer artikels over : vergaderen, project

bron: ZDNet