Nieuwe software vraagt om training

Nooit upgraden zonder opleiding

21 maart 2006 | Remco Mourits Een groot deel van het IT-budget wordt doorgaans uitgegeven aan software. Nieuwe versies van besturingssystemen zijn vaak beter beveiligd en kunnen geavanceerdere applicaties aan, die vaak bepaalde taken beter kunnen verrichten en u zo geld besparen.

Tenzij de eindgebruiker niet weet hoe hij - alle mogelijkheden van - de software moet gebruiken. Daarom is het van groot belang dat u hem of haar traint met de nieuwe software.

Uw eerste doel bij sofwaretrainingen is ervoor te zorgen dat de productiviteit zo min mogelijk te lijden heeft van de overstap naar nieuwe software. U wilt uw personeel dus allereerst zo snel mogelijk het oude productieniveau laten halen met de nieuwe oplossing. Stap twee is de productiviteit te verbeteren dankzij de mogelijkheden van het nieuwe pakket.

Hoe lang het duurt om het oude niveau te halen, is afhankelijk van het aantal gebruikers en de complexiteit van de software. Als het gaat om een upgrade van een bekend pakket, zal de training doorgaans relatief weinig tijd in beslag nemen. Maar als de upgrade gepaard gaat met een geheel nieuwe interface, kan het juist zeer lang duren voor uw werknemers hun oude productieniveau halen - juist omdat ze zo gewend waren aan de oude versie.

Houd er rekening mee dat de ene werknemer technischer is dan de ander. Bied daarom trainingen op verschillende niveaus aan, bijvoorbeeld één voor ervaren computeraars en één voor nieuwkomers. Dit zal de training wellicht duurder maken, maar u voorkomt dat ervaren werknemers hun tijd verdoen terwijl de nieuwkomers zich juist overdonderd voelen door alle informatie.

Er zijn diverse manieren om uw personeel te trainen in het gebruik van nieuwe software. Vaak, zeker bij grotere organisaties, is een combinatie van deze mogelijkheden de beste:
- Individuele instructies. Een trainer legt iedere gebruiker persoonlijk uit hoe de nodige taken kunnen worden verricht met de nieuwe software. Dit is de duurste methode.
- Klassikaal. Een trainer laat groepsgewijs zien hoe de software werkt, waarbij iedere gebruiker de instructies kan volgen op een eigen computer. Twintig tot dertig personen per klas is het effectiefst.
- Groepsdemonstratie. De trainer laat gebruikers zien hoe de software werkt in een live demonstratie. De gebruikers hebben hierbij geen computer tot hun beschikking. Dit is het effectiefst met twintig tot vijftig personen per groep. - Computergebaseerde training. Het trainingsprogramma staat op een cd of online, en iedere gebruiker volgt deze in zijn eigen tempo. Het programma test de gebruikers regelmatig op hun kunde en kennis.
- Cursusboeken. De eindgebruikers leren het programma in hun eigen tempo kennen aan de hand van een cursusboek, dat vaak screenshots gebruikt ter illustratie.