Tien tips om te besparen op printkosten

Hou deze omzetslokop in de hand

26 november 2007 | William Visterin Tussen 1 en 3 procent. Dat is volgens onderzoeksbureau Gartner het aandeel print- en kopieerkosten in de totale omzet van een doorsnee bedrijf. Cijfers rond printen verschillen uiteraard van onderneming tot onderneming, maar over het algemeen wordt bevestigd dat een gemiddelde kantoorwerker vijfhonderd tot duizend pagina's per maand afdrukt. Hoe kunt u hierop besparen?

1) Meet en controleer
Anders werkt u in het duister. Fabrikanten bieden software aan die u helpen om het printverkeer in kaart te brengen. "Aangezien printen op kantoor vaak een zwarte doos is binnen organisaties, is de eerste stap het transparant maken van deze omgeving", vertelt Ilse Borremans van Macro4 Benelux. "Accountingsoftware kan hier al een oplossing bieden."

2) Standaardiseer
Hoe minder verschillende printertypes, hoe minder technische kennis er nodig is voor het onderhoud. Dat scheelt allemaal in de kosten.

3) Beperk het gebruik van 'dure' printers
Inkjet- en kleurenprinters zijn duur. Beperk het afdrukken in kleur, omdat dit veel duurder is. Het personeel bewustmaken is hierbij cruciaal. Al blijkt uit onderzoek dat kleur de documenten drastisch verduidelijkt. Dat kan een reden zijn om het personeel toch in kleur te laten printen.

Bij Toyota Motor Europe zijn bijvoorbeeld enkel de prints vanuit het e-mailprogramma standaard in zwart-wit. "Omdat bij ons mensen zitten die in sales, marketing of training zijn tewerkgesteld, zijn er vaak goede redenen om ze in kleur te laten printen", licht Ivan Vleeschhouwers van deze onderneming toe. Dat mag wat kosten: "Ik schat dat kleurenprints bij ons zowat vier keer zo duur zijn als zwart-witte".

4) Gebruik technologie
Er is gespecialiseerde software beschikbaar die u helpt om uw printuitgaven in de hand te houden. Denk aan toepassingen om printopdrachten naar de meest geschikte machine te leiden. Of technologie waarmee effectief printen pas mogelijk is als de gebruiker bij de printer staat. Zo vermijdt u stapels papier 's avonds.

Bij Toyota Motor Europe kan sinds kort enkel worden geprint of gekopieerd met de toegangsbadge. Printen gebeurt via het 'follow me-principe'. "Wat betekent dat onze medewerkers elk toestel kunnen gebruiken, zolang ze zich dus identificeren met hun badge", aldus Vleeschhouwers. Toyota Motor Europe nam afgelopen zomer zijn printbeleid onder de loep en sloot in dit kader een nieuw contract af met Xerox.

5) Hou rekening met aanvulkosten
Toners en drums wegen het zwaarst in de totale printkosten. Een vaak gehoorde vuistregel is dat als deze meer dan één keer per maand moeten worden aangevuld, een printer eigenlijk niet optimaal wordt gebruikt. Bij de meeste laserprinters vervangt u tegelijk met de toner ook de drum. Andere printers laten u toe om de drum afzonderlijk te vervangen, wat op lange termijn goedkoper kan zijn. In de meeste machines zijn deze los van elkaar vervangbaar.