E-mailloze vrijdag stopt communicatiestroom niet

'Communicatie is meer dan e-mail alleen'

27 november 2009 |

Vorig jaar dook het verschijnsel voor het eerst op in ons land. In navolging van een paar Amerikaanse bedrijven riep een communicatieconsultant de laatste vrijdag van november uit tot e-mailloze vrijdag. De overdaad aan e-mail drijft ons tot waanzin, zelfs soms tot zelfmoord, beweert Gunnar Michielsen.

We stoppen er dus even mee, vindt hij. Zijn stelling is echter achterhaald. Communicatie is meer dan e-mail alleen.

Toegegeven, in ons zakenleven maakt e-mail nog altijd een groot deel van het communicatieverkeer uit. Ik ontvang dagelijks veel te veel, en wellicht verstuur ik nog meer. E-mail heeft zo zijn voordelen. Je kunt de boodschap lezen en behandelen wanneer je er tijd voor hebt. Het is een asynchroon communicatiemiddel, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de telefoon, die je moet opnemen als hij rinkelt.

Mailen is niet meer van deze tijd
Maar het blijft een kanaal om te communiceren, niet meer en niet minder. Stoppen mensen met communiceren wanneer zij even genoeg hebben van hun mail? Niet dus. Ze gaan over op hun Facebook-pagina of hun Twitterdeck om de wereld te laten weten waar ze mee bezig zijn.

Jongeren vinden mailen maar niks; dat is voor hun ouders. Zij ‘praten’ liever met elkaar via sms'jes of chatberichten op Messenger.

Informatie komt op ons afgestormd via vele wegen, elke minuut van de dag. Sluit je de deur af, dan komen de berichten wel via het raam binnen. Willen we dus orde krijgen in die veelheid van informatie, dan moeten we leren slim om te gaan met de manier waarop we met elkaar communiceren.

Verenigde communicatie
Sinds enige tijd bestaan er unified communications-systemen. Dat zijn professionele communicatiesystemen waarmee je over het internet kunt telefoneren, chatten en in een online vergadering aan projecten kunt werken. Gedaan met eindeloos over en weer zenden van Powerpoint-presentaties; even een snelle chat om nog een detail te verifiëren en het teamwerk is gedaan zonder één e-mail.

Bijvoorbeeld het nieuwe Outlook 2010-platform dat binnenkort verschijnt, groepeert alle e-mails rond eenzelfde discussie in één discussiegroep, wat zowel voor zender als ontvanger zoekwerk bespaart in de mailbox. En er is meer.

Tegelijk wordt er ook een verbinding gemaakt tussen het mailprogramma en netwerksites. Want dat is de realiteit van vandaag: communicatie moet niet genegeerd worden, maar behandeld worden op de manier die het meeste effect sorteert met de minste moeite.

En intussen kunnen we even stilstaan bij een aantal essentiële overwegingen vóór we de verzendknop indrukken:

• Is mijn mail echt wel noodzakelijk?
• Staan alleen de nodige betrokkenen in CC, of ook ‘opportunistische’ namen?
• Moet ik wel mailen, of loop ik gewoon even naar mijn collega?
• Moet ik echt onmiddellijk antwoorden op elke mail die ik krijg?

Dat zijn gezonde overwegingen die helpen om van 27 november 'slimme vrijdag' te maken in plaats van e-mailloze vrijdag.

Phillip Vandervoort is general manager bij Microsoft België & Luxemburg.

Lees meer artikels over : office, e-mail, vandervoort

bron: ZDNet