Vraag en antwoord: bedrijfssoftware

Processen automatiseren

15 juni 2004 | Redactie Smart Business Strategies Enterprise Resource Planning (ERP) is de naam voor software die de basisprocessen in een bedrijf organiseert. Dit 'totaalpakket' aan software was vroeger voorbehouden aan grote ondernemingen, maar elk jaar verschuift de grens wat verder naar beneden.

Een aantal factoren zijn bepalend voor de noodzaak van ERP. Een eerste factor is de grootte van het bedrijf. Als er maar één verkoper is die gewoon vanuit zijn stoel de voorraad kan overzien, is ERP nutteloos. Een tweede is de complexiteit van de producten. Hoe ingewikkelder de productie, hoe nuttiger ERP wordt. Ten slotte is er de tijdsgevoeligheid. Steeds meer grote afnemers vragen hun leveranciers sneller en foutlozer te leveren, zodat ze hun eigen voorraden tot een minimum kunnen beperken.

Wanneer is de tijd gekomen om de stap naar ERP te zetten? Ten eerste, als de klanten beginnen te klagen over uw leveringen. Bijvoorbeeld omdat uw verkoper levering binnen 24 uur beloofde, maar dat onhaalbaar bleek omdat het product niet in voorraad was.

Of ten tweede, als intern het overzicht zoek is: de directeur moet weten hoe het staat met voorraden, bestellingen en cashflow, maar die informatie zit te veel verspreid over verschillende (manuele of geautomatiseerde) systemen. Een ERP-project kost normaal gesproken minstens 100.000 euro, al kan het in sommige - eenvoudige - situaties al voor 50.000 of 60.000 euro.

Wil ik de software wel of niet op maat?
Veel bedrijven uit het mkb zijn ervan overtuigd dat geen enkel standaardpakket zou passen in hun unieke bedrijf en dat zij dus software op maat moeten laten schrijven. Bijna altijd vergissen zij zich. Software op maat is duur en alle toekomstige aanpassingen ook.

Er is vrijwel zeker een pakket te vinden dat pakweg tachtig procent van uw belangrijke processen ondersteunt. Het komt er wel op aan dat pakket te vinden. Daarvoor kunt u het best een consultant inschakelen die de beschikbare pakketten kent en die uw bedrijfsprocessen helpt in kaart brengen om de meest geschikte software te selecteren. Dat kan vaak binnen een paar dagen.

U kunt een bestaand pakket laten aanpassen aan uw noden. Dat is echter gevaarlijk. De kosten lopen vaak onverwacht hoog op. Bovendien doen zich waarschijnlijk problemen voor als ooit moet worden overgeschakeld op een nieuwere versie van het pakket. Soms is het beter om uw bedrijfsprocessen aan te passen aan de software, in plaats van omgekeerd.