WebEx WebOffice

Online samenwerken

12 september 2006 | Redactie PC Magazine Tools om online samen te werken zijn populair. Diensten zoals HyperOffice, JotSpot en Microsoft Office Live (bèta) zijn in wezen websites die u gebruikt om bestanden en informatie te delen met collega's. WebEx WebOffice is een van de best uitgewerkte diensten in deze categorie.

Het is gebouwd op basis van Intranets.com en uitgebreid met de mogelijkheden van WebEx Meeting Center. WebOffice biedt geen gratis webhosting, zoals Microsoft dat met sommige versies van Microsoft Office Live doet, maar bevat wel een set gebruiksvriendelijke diensten die u kunt uitbreiden met opties zoals WebEx-conferencing, Secure SSL-encryptie en full-text zoekopdrachten van online gegevens.

De interface is rijk en toch zeer toegankelijk. U logt in op WebOffice via een webadres dat gebaseerd is op uw bedrijfsnaam, bijvoorbeeld zdnet.webexone.com. Het inlogmenu toont een lijst met pagina's waarop u kunt inloggen, of u gaat direct naar de standaard startpagina.

In de linkerkolom ziet u een kalender en een menu dat leidt naar publieke en privélijsten met contacten, taken, documenten en weblinks. De kolom bevat ook de categorie databases, waarin u zowel kant-en-klare applicaties (zoals In/Uit-postvakjes) als zelfgebouwde databases kunt vinden. Databases ondersteunen Excel-achtige formules, zodat u velden kunt gebruiken met daarin het resultaat van bewerkingen in andere velden.

Op de standaard startpagina prijken een kalender, agenda, weblinks, opiniepeilingen, een lijst met nieuwe items en een lijst met aankondigingen. U kunt hier het lokale weerbericht en andere gepersonaliseerde items aan toevoegen. Alle onderdelen zien er even elegant uit en zijn erg bruikbaar.

De taakbalken blijven boven en onder de invoervensters staan, zodat u niet hoeft te scrollen om een taak af te werken. De meeste taakbalken bevatten een Save- en Save and Add Another-knop, zodat u niet telkens opnieuw dezelfde stappen hoeft te doorlopen wanneer u bijvoorbeeld meerdere contacten wilt invoeren.

WebEx WebOffice blinkt uit door prima documentbeheer. U kunt Webfolders in Windows of WebDAV op een Mac gebruiken om documenten rechtstreeks te openen in Word of Excel, zonder dat het nodig is een browser op te starten. Veel programma's, waaronder Microsoft Office, ondersteunen WebDAV. Wanneer u een document nodig heeft dat zich op de pc van een collega bevindt, kunt u dit openen door op een link in de browser te klikken.